Semnătura electronică și gestionarea documentelor, sau mai bine zis operația fără hârtie

Documentarea pacienților este reglementată de Legea sănătății, care stabilește clar ce trebuie să documenteze un cabinet stomatologic și cum trebuie să facă acest lucru. Aceste reglementări sunt completate de legislația privind protecția datelor, cunoscută sub denumirea de GDPR.

Un aspect esențial este că GDPR constituie baza legală pentru aplicarea acestor reglementări. Spre deosebire de abordarea tradițională, unde sarcina probei era adesea lăsată pe seama pacienților, GDPR impune ca sarcina probei să revină practicii stomatologice. Astfel, documentația corectă, bine concepută și aplicarea profesională a acesteia sunt esențiale pentru a proteja cabinetul de litigii și reclamații.

La Flexi-Dent, filozofia noastră este de a rezolva problemele partenerilor noștri și de a reduce povara administrativă. De aceea, oferim un premium software dentar care facilitează gestionarea completă a documentelor, inclusiv semnătura electronică și software-ul pentru gestionarea documentelor. Acest software cabinet stomatologic este proiectat să respecte toate cerințele GDPR, oferind o soluție integrată pentru managementul cabinetului dentar și aplicația stomatologie.

Flexi-Dent include funcționalități de software de gestiune a pacienților, care permit documentarea și arhivarea electronică a tuturor datelor necesare. Prin intermediul acestui program dental avansat, aplicația de programări pacienți devine mai eficientă, oferind o aplicație cabinet stomatologic completă care facilitează documentarea corectă și profesională a pacienților.

Cu Flexi-Dent, nu doar că respectați reglementările legale, dar beneficiați și de o aplicație dentist de înaltă calitate, care asigură o gestionare fără hârtie eficientă și sigură, adaptată nevoilor dumneavoastră și ale pacienților.

38155
Semnături în această lună
686728
Economii pentru luna în curs
407809
Total semnături
7340558
Total economii

Ce am făcut pentru a reduce această problemă?

 17 formulare de consimțământ pentru pacienți concepute pentru situații diferențiate

De ce aveți nevoie de 17 tipuri de consimțământ? Pentru a vă asigura că sunteți cu adevărat inatacabil, ar trebui să dispuneți de o documentație profesională, defacto, pentru fiecare situație juridică europeană.

 Formulări tehnice și contextuale

În multe cazuri, este inutil să ai o documentație bună dacă aceasta este aplicată în mod necorespunzător sau dacă legăturile dintre ele nu sunt stabilite. 73% dintre practicile pe care le-am studiat aveau declarații GDPR, dar slab documentate! Acest lucru este aproape același lucru cu a nu avea unul.

 Actualizare continuă

Documentele introduse în sistem vor fi actualizate în permanență în cazul unor modificări legislative, în conformitate cu cea mai recentă legislație, astfel încât cabinetul să fie întotdeauna 100% la zi.

Sistem complet automatizat, fără intervenție umană

Se estimează că acest lucru ar putea reduce sarcina personalului administrativ cu încă 30-40%.

În medie, o recepționeră petrece 2-3 ore pe zi pentru documentare, în funcție de gradul de documentare cerut de conducerea cabinetului. Puteți economisi 60-90 de minute pe zi pentru fiecare angajat prin automatizare!

 

 

 

 

 

 

Întrebări frecvente:

Care este diferența dintre semnătura digitală și cea electronică?

Semnătura electronică

Termenii “digital” și “electronic” sunt adesea confundați în limbajul popular și în mentalitatea publicului. Aplicat corect, termenul cel mai larg este cel de “semnătură electronică”, bazat pe legea ESIGN adoptată în Statele Unite în 2000. Aceasta a fost adoptată de Uniunea Europeană, cu câteva adaptări, și este denumită sub acronimul eIDAS (același acronim ca și mai cunoscutul GDPR, de exemplu). În practică, acest tip de semnătură este cel mai familiar, adică atunci când semnați pe un ecran tactil cu degetul sau cu un stilou special, la fel ca pe hârtie. Nu este mai puțin autentică în sine, dar nici mai mult decât o semnătură manuală. Există versiuni calificate care pot confirma autenticitatea semnăturii, așa cum fac martorii sau notarii pentru o semnătură de mână tradițională, dar pentru semnăturile electronice, acestea sunt în general o formă de certificare electronică.

 

Ce efect juridic are o semnătură electronică?

În primul rând, trebuie să luăm în considerare ce efect juridic are sau se așteaptă să aibă o semnătură tradițională pe hârtie într-un cabinet stomatologic. Efectul juridic al semnăturii electronice – inclusiv al semnăturii biometrice – utilizate în Flexi-Dent este identic în întregime cu cel al unei semnături tradiționale pe hârtie. Din punct de vedere pur juridic, nu este mai puternică.

Ce efect juridic are o semnătură electronică

În primul rând, trebuie să luăm în considerare ce efect juridic are sau se așteaptă să aibă o semnătură tradițională pe hârtie într-un cabinet stomatologic. Efectul juridic al semnăturii electronice – inclusiv al semnăturii biometrice – utilizate în Flexi-Dent este identic în întregime cu cel al unei semnături tradiționale pe hârtie. Din punct de vedere pur juridic, nu este mai puternică.

Ce asigură cadrul juridic?

Legislația privind semnătura electronică se bazează pe legea ESIGN adoptată în Statele Unite în 2000. Aceasta a fost adoptată de Uniunea Europeană, cu câteva adaptări, și este denumită eIDAS (același acronim ca și mai cunoscutul GDPR, de exemplu). În practică, acest tip de semnătură este cel mai familiar, adică atunci când semnați pe un ecran tactil cu degetul sau cu un pix special, la fel ca pe hârtie. Nu este mai puțin autentică în sine, dar nici mai mult decât o semnătură scrisă de mână. Există versiuni certificate care pot confirma autenticitatea semnăturii, așa cum fac martorii sau notarii pentru o semnătură de mână tradițională, dar în cazul semnăturilor electronice, acestea sunt, de cele mai multe ori, și o formă de certificare electronică. Așadar, în spatele semnăturii electronice se află un set specific de legi care se aplică în Ungaria, în deplină concordanță cu toate celelalte țări din UE. În general, toate legile similare din emisfera vestică (SUA, Australia) tratează semnăturile electronice în același mod.

De ce aveți nevoie pentru o operație fără hârtie?

Pentru ca cabinetul dvs. să nu mai aibă nevoie de hârtie și pentru a vă spori securitatea operațională și juridică, nu aveți nevoie decât de câteva tablete. Acestea sunt necesare pentru a permite pacienților să citească și să semneze documente în sala de așteptare sau în cabinetul medical. Odată ce modulul este pornit, după câteva ore de lucru împreună și independent, sistemul este funcțional. Pentru a crește eficiența generală, se recomandă schimbarea anumitor lucruri (de exemplu, compilarea chestionarului de anamneză, modificarea tipurilor de răspuns), dar vă vom ajuta cu toate acestea și vă vom explica în detaliu de ce le recomandăm.

Ce este o ștampilă temporală?

Acest semnal reprezintă autentificarea însăși. Ștampila temporală nu este altceva decât data și ora înscrise pe document în momentul semnării. Este un sistem standard în care documentul examinat la momentul indicat este considerat de calculatoare ca fiind originalul. Comparativ cu ștampila temporală poate fi determinat dacă documentul a fost modificat ulterior (alterat, falsificat) sau dacă este același cu primul exemplu, original. Ștampila temporală poate fi emisă de companii autorizate de stat și poate fi achiziționată și utilizată de furnizori de servicii precum Flexi. Prețul este stabilit pentru fiecare element, aproximativ ca un mesaj text.

Ce reprezintă o obligație de stocare?

Conform Legii privind asistența medicală, furnizorii de servicii medicale trebuie să stocheze toate datele pacienților, datele generate în timpul îngrijirii și dosarele medicale pentru a se proteja. Până în 2019, această obligație de stocare era de 50 de ani, dar de atunci, practicile trebuie să stocheze toate documentele legate de pacienți pentru o perioadă ușor redusă, de 30 de ani. Astfel, dacă un cabinet își încetează activitatea, trebuie să păstreze aceste înregistrări timp de 30 de ani. În plus, acest lucru este în interesul cabinetului, pe lângă obligația legală, deoarece, în cazul unui litigiu ulterior cu un pacient, cabinetul este cel care trebuie să dovedească (sarcina probei în sistemul de sănătate revine întotdeauna furnizorului de servicii medicale) că are dreptate să facă acest lucru, iar acest lucru nu se poate face fără documente.

De ce sunt bune formularele de consimțământ ale lui Flexi-Dent?

Cele mai multe cabinete nu au personal specializat pentru a se ocupa de documentele juridice. Astfel, este foarte frecvent ca, în lipsa unei persoane responsabile, aceste procese să nu fie suficient de riguroase și să nu fie asigurată documentația continuă a pacienților necesară pentru a proteja un cabinet. Cu toate că majoritatea cabinetelor dispun de documente, acestea sunt deseori uitate sau formularea lor poate fi depășită. Oricum ar fi, noi, cei de la Flexi, am dezvoltat și redactat cele mai folosite tipuri de formulare de consimțământ în cabinetele stomatologice. Mai mult! Am pregătit, de asemenea, traduceri profesionale în mai multe limbi pentru practicile de turism dentar. Redactarea și corelarea logică a declarațiilor pe care le folosim a fost realizată cu ajutorul experților criminaliști, al consilierilor de practică și al unui avocat specializat, cu echipamente și bugete care ar fi nerealiste pentru un singur cabinet de a le gestiona singur. În plus, orice modificare datorată unei schimbări în legislație ar fi efectuată automat. În plus, toate aceste declarații au fost puse împreună în așa fel încât există o legătură logică între ele și, luate împreună, pot oferi o protecție și mai sigură dacă sunt formulate corect.

Pot să folosesc propriul meu formular de consimțământ?

Bineînțeles că da, dar s-ar putea să fie mai complicat, deoarece trebuie să vă gândiți dacă va rezulta un sistem de gestionare a documentelor coerent din punct de vedere logic.

Cât costă?

Prețul modulului de chirurgie fără hârtii este format din două părți, una este prețul modulului, care este de 4 990 HUF + TVA pe scaun pe lună, iar apoi există un preț de 15 HUF + TVA pe semnătură pentru ștampilele temporală. Pentru a asigura autentificarea pe termen lung (20 de ani) prevăzută de legea eIDAS (legislația UE privind semnătura electronică), fiecare semnătură electronică necesită utilizarea a două marcaje temporale. Prin urmare, pentru un cabinet cu 2 scaune, estimăm că costul lunar este de aproximativ 15-17e HUF net. Dar acest lucru este neglijabil, noi credem că se poate economisi de câteva ori această sumă! Cum? Citiți mai departe!

Cum se pot economisi astfel banii?

Să aruncăm o privire, pe rând! Unde și cum să economisiți bani cu acest modul:

  1. Se va folosi mai puțină hârtie în birou. Desigur, sunt doar câteva mii de forinți pe lună, dar face diferența. Un pachet de 80 de grame de hârtie albă A4 costă 2.500 de forinți.
  2. Din păcate, sacrificarea hârtiei pe altarul conștientizării mediului se știe, de mult timp, că nu putem împiedica tăierea copacilor prin economisirea hârtiei, dar totuși! Un factor mult mai important este faptul că nu vom mai folosi atât de multe cartușe de cerneală, care reprezintă, de asemenea, un deșeu periculos și a cărei producție este mult mai poluantă.
  3. De asemenea, prima va scuti pe cineva de înlocuirea constantă a cernelii și a hârtiei, precum și de plata suplimentară a administratorului pentru înlocuirea cartușelor de toner.
  4. Nu trebuie să construiți mai multe dulapuri și să vă bateți capul cu tâmplarii, să închiriați spațiu sau să vă înghesuiți în propriul spațiu, deoarece nu mai există hârtie, deci nu aveți nevoie de spațiu pentru a o depozita. Acest cost este dificil de calculat în mod clar, dar trebuie să fie un cost ocazional de sute de mii de euro la fiecare 5-10 ani. Și cel mai important: este o PROBLEMĂ
  5. Există două tipuri de practici: una cu toate legile, respectarea la maxim a administrației recomandate pentru propria protecție și impuse de lege. În aceste cabinete, un recepționer trebuie să facă în medie 90-120 de minute de muncă pregătitoare pe tură și există, de asemenea, o mare posibilitate de eroare umană. În aceste practici, puteți economisi 2 ore din cele 8 ore de timp al personalului administrativ. Asta înseamnă 25% din muncă. Astfel, colegul dumneavoastră va avea mai mult timp pentru pacienți și alte probleme.
  6. În celălalt tip de cabinete, acest nivel de documentare este sporadic, aleatoriu sau nu se face deloc (dacă în medie activitatea de pregătire durează mai puțin de 90 de minute pentru fiecare coordonator de pacienți din ziua următoare, înseamnă că această activitate nu este făcută corespunzător și că cabinetul funcționează cu un risc foarte mare). În aceste cabinete, orice plângere a pacientului deschide ușa unei înțelegeri extrajudiciare aproape imediat, pentru că, din păcate, cabinetul nu se poate apăra de atacurile juridice în ciuda serviciului de sănătate impecabil. Costul mediu al unei astfel de acțiuni în justiție variază între 250 000 HUF și 3-4 milioane HUF, în funcție de procedura inițială și de amploarea plângerii.

Pe scurt

Există mai multe tipuri de semnături electronice. Este o gamă vastă, care este acum disponibilă în limbaj simplu pe internet. Pe scurt, este o versiune a setului cuprinzător de semnături electronice pe care le folosim în prezent într-un număr tot mai mare de locuri și este identică cu semnătura noastră manuscrisă. Această versiune este semnătura biometrică, care poartă o caracteristică unică a persoanei și ajută la autentificarea acesteia.

Atunci când o semnătură este contestată, pot fi contestate mai multe lucruri. Dar întrebarea fundamentală este dacă intenția semnatarului a fost reală. În acest sens, nu există nicio diferență între o semnătură pe hârtie și o semnătură electronică. În același sens juridic, o semnătură biometrică pe o tabletă este la fel de puternică ca analogul său, pixul pe hârtie.

Flexi, însă, nu se mulțumește cu acest nivel, noi folosim o serie de soluții suplimentare de autentificare și de calitate a autentificării, pe care, de asemenea, le diferențiem, astfel încât considerăm că este o soluție legală care oferă și mai multă securitate în situații mai complexe.

În general, oferă mai multă siguranță juridică decât cea oferită de documentele tradiționale pe suport de hârtie, dar aceasta este mai degrabă o problemă de gestionare a proceselor și a documentelor. Se pune mai mult accent pe formularea textelor sau pe ordinul și pe ceea ce trebuie să semneze pacientul și când trebuie să semneze.

As dori informatii specifice!

    În detaliu

     Pacientul

    Să o luăm pe rând: pacientul intră în cabinetul medical, unde nu mai trebuie să predea foi de hârtie și apoi să caute pixurile lipsă, ci totul se face pe o tabletă. Aceștia pot, de asemenea, să semneze documentele completate pe tabletă, pentru care, bineînțeles, le oferim tot contextul tehnologic și juridic. În acest sens, suntem diferiți de soluțiile concurente existente, deoarece avem propriul nostru sistem de verificare a semnăturilor și totul este realizat intern. Nu se transferă date către un furnizor de servicii extern, ceea ce reprezintă un factor de încredere important. Documentele semnate de pacient sunt validate de Flexi și stocate în mod profesionist, în deplină conformitate cu prevederile legale. Și nu va mai exista hârtie în birou.

     Cabinet fără hârtie

    Aceasta din urmă are, de asemenea, avantajul de a nu genera materiale pe bază de hârtie care ar trebui apoi eliminate în mod corespunzător. Orice document care conține date despre pacienți sau date despre sănătatea pacienților într-un mod identificabil trebuie distrus în mod profesionist și nu poate fi aruncat la gunoi. Într-un mediu fără hârtie, astfel de documente “inutile”, de aruncat, nu sunt produse. Ce constituie digitalizare, adică punctul în care practica devine mai bună decât înainte? De exemplu, recepționerii și coordonatorii de pacienți nu mai trebuie să verifice de două ori formularele completate de mână într-un computer de la recepție. Astfel, se poate economisi mult timp, ca să nu mai vorbim de reducerea posibilității de erori.

     Economisiți bani

    Ce se întâmplă dacă o adresă de e-mail nu este lizibilă sau dacă un număr de asigurare socială este scris greșit în transcriere? În primul caz, pierdeți o parte importantă din marketing și comunicare, iar în cel de-al doilea caz, datele nu vor apărea în EESZT. Dacă pacientul le completează singur și datele intră direct în programul informatic dentar, am eliminat deja un potențial de eroare foarte semnificativ și am economisit mult timp. În zilele noastre, când unul dintre cele mai mari costuri ale companiei este plata contribuțiilor, acesta nu este un aspect neglijabil.

     Un scurt context juridic

    Toată această chestiune a semnăturii electronice a fost un pic evazivă până acum. Dar ultimul an și jumătate de pandemie – ca în multe alte lucruri – a făcut ca anumite soluții să fie mai acceptate, mai familiare. Acum este de bază ca la serviciile de curierat sau la livrările poștale să nu semnăm pe hârtie, cu pixul, ci ne punem semnătura pe acel mic gadget – îi spun așa pentru că există mai multe tipuri. Poate că cel mai mare progres a fost înregistrat în domeniul bancar, unde majoritatea instituțiilor financiare vă cer acum să semnați documentele pe un bloc de semnături. Așa că totul a devenit mult mai acceptat. Din punct de vedere juridic, semnăturile electronice erau deja în vigoare, dar acest lucru nu era, evident, suficient pentru a le face acceptabile din punct de vedere social. Chiar și în prezent, termenii “jurisprudență” și “efect juridic” sunt încă des utilizați atunci când se vorbește despre acest subiect, dar legislația sumară elaborată de Uniunea Europeană în 2016 (eIDAS) a clarificat complet problema.

     Satisfacția maximă a pacientului

    În cea mai mare parte a lumii, nu numai că semnăturile electronice sunt acceptate, dar, din fericire, acestea sunt în mare parte uniforme. În prezent, nu mai contează dacă un pacient semnează un document pe hârtie cu un pix sau același document pe o tabletă, cu vârful degetului sau chiar cu un pix special care vine cu tableta. Pacienții nu mai sunt surprinși de acest lucru. Am efectuat diverse teste – sau, pentru a spune mai direct, cercetări – pe această temă, deoarece acest modul a necesitat mai mulți ani de dezvoltare extensivă, dar rezultatul clar este că pacienții nu mai sunt surprinși și, cu siguranță, nu mai pun la îndoială semnăturile electronice. Surpriza este mai degrabă o impresie de marketing pozitivă puternică, deoarece sunt surprinși să vadă o soluție atât de nouă într-o sală de așteptare. Pentru ei este mai dificil, dacă nu imposibil, să aprecieze cât de modernă sau versatilă este o unitate de tratament, dar un astfel de lucru, pe care îl pot experimenta cu propriile mâini, poate impresiona pacienții.

    Dacă aveți întrebări, contactați serviciul nostru pentru clienți la numărul nostru de telefon central +36 1 792 1234 sau la support@flexi-dent.hu.